조직의 생성, 유지, 발전에 가장 핵심적인 과정은 자원의 배분이 이루어지는 커뮤니케이션이다. 그 중 커뮤니케이션은 조직의 각종 단위와 기능들을 연계시켜 주고 의사결정의 내용을 조직 전체로 전파시켜 줌으로써 많은 요소로 구성되어 있는 조직을 하나의 단일체로 작동시켜 준다. 이러한 커뮤니케이션은 조직 관리에 필요하고 중요하다.

오늘날의 환경은 변화의 속도가 빠를 뿐 아니라 개방성, 유연성, 신속성이 요구되고 있다. 원활한 커뮤니케이션은 조직구성원들 간의 인간관계를 원만하게 함으로써 갈등의 예방은 물론 조직의 관료제화를 방지하는 역할을 해준다. 요즈음의 구성원들은 커뮤니케이션에 대한 높은 요구와 기대 수준을 가지고 있다.

커뮤니케이션이란 잔달자와 피전달자 간의 정보 교환이나 정보나 의사의 전달 및 감정과 정서의 교류 등으로 이해되고 있다. 이러한 커뮤니케이션에 대해 심층적으로 알아보고 현실 적용상의 문제의식을 살펴보도록 한다.

커뮤니케이션의 기능 조직은 수많은 요인이 구조적으로 얽혀 있어 조직관리 자체가 매우 복잡하다. 조직의 목표를 달성하려면 구성원들을 협력시키고 조직 전체적 관점에서 개별 구성원들의 활동을 조화시켜 나가야 하기 때문이다. 특히 조직의 규모가 클수록 개개 구성원은 조직 전체의 목표를 상실하기 쉽고, 위임된 권한에 따라 수행되는 부분적 업무 활동 간에 부조화가 생길 우려가 커진다.

조직 차원에서 커뮤니케이션이란 한 구성원이 지닌 생각이나 경험, 노하우 등의 정보를 다른 구성원에게 전달하고 설득하는 일체의 행위나 개인, 집단, 조직과 끝은 사회적 주체들 간에 특정 의미가 담긴 메시지나 정보를 상호 교환하여 공유하는 동태적 과정이라고 정의된다. 커뮤니케이션이 조직 내에서 수행해야 하는 주요기능들은 첫째, 커뮤니케이션은 조정과 통제를 위한 수단이다.

둘째, 커뮤니케이션은 합리적이고 효율적인 의사결정을 위한 수단이다. 셋째, 커뮤니케이션은 구성원들에게 동기를 부여하는 수단이다. 넷째, 커뮤니케이션은 사회적 욕구를 충족시켜 주는 기능도 수행한다.

다섯째, 커뮤니케이션은 조직체의 유지 기능을 수행한다. 여섯째, 커뮤니케이션은 리더십을 효과적으로 발휘시켜주는 기능을 수행한다. 효과적 리더십은 적절한 권위의 보유와 행사가 전제되어야 한다.

커뮤니케이션의 기본적 과정은 전달하고자 하는 메시지 내용의 명백화, 커뮤니케이션에의 참여, 메시지의 전달, 메시지 수용을 촉진하기 위한 동기부여, 전 과정에 대한 평가 단계로 이루어져 있다. 전달자는 수신자에게 전달하고자 하는 메시지의 내용과 함께 커뮤니케이션의 목적 등에 대해 명백히 이해하고 파악해 두어야 한다. 수신자와 접촉하여 그 내용을 전달해야 한다.

효율적 커뮤니케이션을 위해서는 최소한 기본 요건부터 충족시켜야 한다. 첫째, 전달할 메시지 내용과 커뮤니케이션의 목적을 명확히 하는 것이 중요하다. 둘째, 메시지 전달 대산이 누구인가를 분명히 파악하고 있어야 한다.

셋째, 커뮤니케이션의 목적과 내용이 분명해졌고 피전달자의 식별 및 그들의 반응들이 파악되었다면 그것들을 감안하여 전달하고자 하는 메시지의 분량 등이 정해져야 하며 커뮤니케이션의 전달 방식이나 채널, 매체 등에 대한 선택도 이루어져야 한다. 공식적 커뮤니케이션이란 조직 내부의 공식적 권한의 연쇄, 공식적 계층제를 통해 공식적으로 인정된 수단에 의존하여 정보가 유통되는 것을 말한다. 공식적으로 인정되었다 함은 조직마다 제도적으로 마련되어 있는 특정한 요건이나 약식을 갖추고 있음을 뜻한다.

다양한 수단들을 효과적으로 조합하여 커뮤니케이션을 시도하여야 한다. 커뮤니케이션의 효율화를 위해서는 조직구성원 간에 합리적이고 상호 신뢰적인 분위기 조성이 중요하다.

커뮤니케이션이 조직론과 행정학 분야에서 학문적, 실무적으로 주목받기 시작한 시기는 비교적 최근의 일이다. 전통적 조직론에서는 커뮤니케이션의 중요성을 간과한 채 커뮤니케이션의 극히 일부 기능인 명령, 보고만을 계층제의 구조적 원리로서 인식하고 있었다. 인간의 커뮤니케이션 과정은 정보의 전달 및 수신이라는 선형적, 정태적 관점에서 단순하게 이해되는 대신 그 과정을 구성하고 있는 요소들 간에 상호작용하면서 영향을 주고받는다는 동태적 개념으로 이해하여야 하며 이를 위해서는 환류 요소도 포함되어야 한다.