RPA 도입을 제안하는 설득형 제안서

• 직영점은 60개로 늘었지만 담당 팀은 3명이어서 초과근로가 늘었다.
• 반복 업무가 많은 팀 특성상 인력 충원만으로는 해결이 어렵다.
• RPA는 단순 반복 업무를 로봇 소프트웨어로 자동화하는 기술이다.
• 비용과 효과, 사례를 근거로 RPA 도입을 제안한다.

현재 상황과 문제

• 코로나19 속에서도 최근 2년간 매달 두 곳씩 직영점을 열어 매출과 영업이익이 40% 이상 늘 것으로 기대된다.
• 4년 전 15개이던 직영점이 30개, 40개를 거쳐 60개로 늘었다.
• 팀원은 직영점 증가에 맞춰 한 명씩 충원되어 현재 3명이다.
• 직원 관리, 매출 관리, 보고서 작성 등 직영점별 반복 업무가 크게 늘었다.
• 정규직 채용은 인건비 부담이 크고 매번 인원을 늘리는 것은 근본적인 해결책이 아니다.

RPA라는 대안

• RPA는 단순하고 반복적인 업무 프로세스에 로봇 소프트웨어를 적용해 자동화한다.
• 복사와 붙여넣기, 브라우저 접속과 파일 내려받기, 엑셀 보고서 작성까지 수행할 수 있다.
• 미국과 일본에서는 몇 년 전부터 많은 기업이 RPA로 업무 효율을 높이고 있다.
• 직원은 반복 업무에서 벗어나 창의적이고 주체적인 업무에 집중할 수 있다.

도입 사례와 효과

• 광주은행은 100개 핵심 업무에 RPA를 적용해 디지털 업무 효율을 높였다.
• 송파구는 지자체 최초로 RPA를 도입해 업무 시간을 70%가량 줄였다.
• RPA는 한 업무에 걸리는 시간을 최대 75~90%까지 단축할 수 있다.
• 같은 시간 직원 한 명보다 최소 60% 이상 많은 업무를 처리하고 24시간 작동할 수 있다.

비용과 기대효과

• 초기 개발자 인건비와 개발비, 매년 유지보수비가 든다.
• 그래도 직원 한 명의 인건비와 복리후생비보다 낮을 것으로 예상된다.
• 단순 반복 업무가 줄면 팀원의 의욕과 사기가 높아진다.
• 생산적인 업무에 집중하는 환경은 팀원의 회사 만족도와 기업 경쟁력을 함께 높인다.

직영점 수와 팀원 수 변화

RPA 도입 사례

자주 묻는 질문

• Q. 어떤 문제를 해결하려는 제안서인가요?
  A. 직영점 증가로 늘어난 반복 업무와 팀원 3명의 초과근로 문제이다.
• Q. RPA란 무엇인가요?
  A. 단순하고 반복적인 업무에 로봇 소프트웨어를 적용해 자동화하는 기술이다.
• Q. RPA 도입 사례에는 무엇이 있나요?
  A. 광주은행의 100개 핵심 업무 자동화와 송파구의 업무 시간 70% 단축 사례가 있다.

정리

구체적인 수치로 문제를 보여 주고 사례와 비용 비교로 대안의 타당성을 증명하는 구성은, 상사를 설득하는 제안서가 갖추어야 할 핵심 요소를 잘 보여 준다.